Войти

ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

СТИЛИ, “КРАСНЫЕ СТРОКИ” И “СКЕЛЕТ” ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА
ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ
ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ
ДРУГИЕ ПИСЬМА
И НАПОСЛЕДОК — ПАРОЧКА ГРАММАТИЧЕСКИХ НЮАНСОВ
О ЦИФРАХ

 

ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.Image1130

На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют "data sheet" или "vita", куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент — это ваше письмо-запрос, где вы — как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме-applications, как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы... Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид —это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:


Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute,- Indiana 54267
May 4, 1996

Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786

April 25, 1996

Dear Mr. Smith,

Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.

As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company's owner. My services were generally those of a 'gal Friday.' In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson's appointments and telephone-calls.

Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson's heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.

I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.

Sincerely Yours
Rebecca Spraut


Вторая разновидность application это "неходатайственное" письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:


Dear Sir,

This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.


Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.


Olga Smirnov
2300 West Fruitbridge Rd.
Send Terre, Indiana 47811
(521) 777 12 48

CAREER OBJECTIVE:
to obtain a position as an secretary with a large corporation.

WORK EXPERIENCE:
March 1995                  Secretary, the Benlow Corporation.
to present                  620 West Second street. Send Terre, Indiana.
                             Responsible for general running of the
                             office of small private firms.

October 1993 to       Receptionist, Dr. Mark O' Roum,
March 1995            703 South Fulton Str., Bern, Indiana.

July 1991 to           File Clerk, Ajax Insurance Company,
October 1993          277 Westgage Ave. Berne, Indiana.

EDUCATION:
September 1989 to         Judson Secretary School, Berne, Indiana.
July 1991                 Courses in typing,. Filing, Gregg
                           shorthand, and business machines operation.
                         

                          Central High School, Berne, Indiana.
                           Diploma, July 1989.

SPECIAL SKILLS:
typing — 70 w. p.m.
shorthand - 120 w. p. m.
Languages — French, Russian


В подразделе CAREER OBJECTIVE вы пишете о своей цели, т.е. о том, какую работу и где хотели бы получить. Затем, как уже было сказано выше, в разделе WORK. EXPERIENCE, начиная с последнего и заканчивая самым первым, вы перечисляете места своих работ, т.е. кратко излагаете свою трудовую книжку с указанием в правом или, как здесь, в левом столбце, с какого по какое время трудились. Колонка EDUCATION — это, понятно, сведения о вашем образовании: укажите, что и когда вы в свое время с успехом закончили. Если служили в армии, то укажите и это под отдельным заголовком ARMY SERVICE. К примеру:


ARMY SERVICE
May 1981 to June 1983                  private


Если не хотите выделять свою армейскую службу, то и не надо. Проверять все равно никто не будет. Ну, а под заголовком SPECIAL SKILLS указывайте все, что вы умеете делать и чем можете похвастаться: печатать, по-испански говорить, из спортивного лука стрелять... В конце резюме под заголовком REFERENCE можете приложить список тех, кто дал вам рекомендательные письма-характеристики с указанием имени, телефона или же адреса. Это вовсе не значит, что им тут же начнут названивать, спрашивая: "Кто вы и правда ли все, что написано?". Просто ваш “референс” будет выглядеть вполне убедительным. Вспомните то, что я вам уже говорил: все наши важные печати очень часто не имеют для американцев никакого значения. Хотя присутствие печати, может быть, и нелишне, особенно если печать стоит под документом из серьезного государственного учреждения, посольства, консульства...


ТЕПЕРЬ ВАША БИОГРАФИЯ

Ради Бога, не надо писать с канцелярской точностью, в каком году и месяце вы пошли в школу, вступили в пионеры, поступили в институт и так далее. Все эти сухие статистические данные уже есть в вашем резюме. Основная же цель биографии (если, конечно же, такая требуется) — это просто познакомиться с вами поближе как с личностью, проверить вашу речь... Вам же нужно всего лишь расслабиться и написать биографию в виде рассказа, изложить свою жизнь, возможно, даже с шутками. Не забывайте, что у BIOGRAPHY — те же цели и задачи, что и у "апликейшн форм",— расположить к себе того, кто будет читать вашу бумагу. Вот посмотрите:


I was born in a pretty cozy Bogodukhov town, that is out of Kharkov city, Ukraine.

As my father military officer we travelled a lot all of Soviet Union around. So I spent my green years first in East Germany that influenced,on me greatly (they say I look like a German, joke), then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the Secondary School and fell in love with rock music.

After I finished the school, I failed my enter exams to the High School and joined the Army. Compulsary Army you know.

In two years my military service was over and I' ve been working at the plant for two years too, and then, in 1986, I've finally entered the Minsk State Pedagogical Institute(recently Linguistic University) for Foreign Languages where I have met my real friends, studied English and French, was going for Archery and founded a local student theater and paper...


Я вам привел пример из своей биографии, что очень понравилась ребятам из "Рейтера". Мы привыкли писать уж очень казенно и сухо, чего, как видите, в данном случае не требуется.
Теперь о характеристиках, или REFERENCE. И вновь забудьте обо всех наших советских штучках типа "Товарища Иванова я знаю как принципиального коммуниста, правильно понимающего политику партии и правительства...". Характеристика, как и иная документация, лучше воспринимается англичанами и американцами, будучи подана в несколько игривом, дружеском тоне . Не нужно быть многословным и скрупулезным в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить определенные черты человека. Короче, посмотрите сами.


REFERENCE June 21, 1994

Ms. Roberta Vasqez
The Vasqez Travel Agency
4765 Broadway
New York, NY 10032

Dear Ms. Vasqez,

I am happy to provide the information you requested regarding Jim Cash, with understanding that this information will be confidential.

Mr. Cash has been a stock clerk and then a sales assistant in my store since September 1992. He has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proven to be a hardworking and trustworthy employee.

Sincerely Yours,

Brian Muller
Proprietor


Это, по-моему, очень удачный пример хорошего "референс". Сжато и вполне убедительно.
Следующий подраздел писем-характеристик — это рекомендательные письма. Они отличаются от "референс" тем, что если в первых вы просто сообщаете информацию о человеке, как о хорошем специалисте, то здесь вы, естественно, рекомендуете его: в конце письма добавляете или даете понять, что без этого парня компания просто пропадет. Ну, примерно так:


Therefore, I can recommend Mr. Cash, without any hesitation for the position of your travel agency.


Рекомендательное письмо в принципе только этой деталью и отличается от "референс", а точнее, вашей личной рекомендацией в конце, как только что было показано в примере. И характеристика, и рекомендация должны включать обоснование цели письма и перечисление, по возможности, всех должностных обязанностей и выдающихся качеств того, кому дают эту характеристику или рекомендацию.
Таковы основные принципы составления документации, касающейся вашего трудоустройства. Мы не затронули разнообразные анкеты. Но там от вас требуется только поставить крестик или галочку в нужной клеточке или писать только то, о чем конкретно спрашивается.


ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ

Любой человек, мало-мальски занимающийся бизнесом и сотрудничающий с заграничными партнерами, хочет он того или нет, пишет массу писем-запросов. Это письма о чем угодно: о заказе товара, техники, о предоставлении нужной информации и т.д. и т.п. Учтите: ваш такт и ваша вежливость могут стать решающим фактором сотрудничества. Если хотите, чтобы вас быстро и правильно поняли, не забывайте учитывать, что ваш запрос должен быть:
а) краток и специфичен: точно по теме;
б) обоснован;
в) с законченной аккуратно изложенной информацией. Составляйте письмо так, чтобы вашему адресату легко было на него отвечать. Иначе... Вот видите, что получилось:


Dear Sir,

Please send us information about your office copies so that we will know whether one would be-suited to our type of business.

Yours truly,


Это тот самый случай, когда краткость — не сестра таланта, а куда более дальняя родственница. Автор послания, как говорится, с водой выплеснул и ребенка. Ни один американский бизнесмен, получив такое письмо, не поймет, что же именно клиенту нужно, какие конкретно копировальные машины, его интересуют, хотя у фирмы, возможно, этих копировальных машин пруд пруди. Единственное, что здесь может сделать бизнесмен, так это просто выслать клиенту каталог всех имеющихся машин без всякого совета или объяснения, что и как лучше использовать (а западные службы тем и отличаются от наших, что им не лишь бы продать, но продать именно то, что покупателю необходимо). Если уж вы и просите выслать вам список ксероксов, к примеру, то укажите, какие ксероксы вам нужны, с каким режимом работы, под какую бумагу, сколько предположительно людей будет ими пользоваться и как часто... Короче, сообщите все необходимые детали, без учета которых ваш ксерокс вскоре превратится в груду металлолома, а вы будете возмущаться, что вам продали "какую-то рухлядь". А дело-то в том, что вы машину неправильно эксплуатировали. Не знаю, как сейчас, но раньше, еще пару-тропку лет назад, так оно почти всегда и было. Закупает предприятие оборудование, а оно не. работает, потому что под него нужны соответствующие материалы либо рабочий-немец... "Мелкие детали" никто не выясняет, зато потом клянут всех и вся, вот, мол, какие деньги на ветер выбросили. В то же время вам любой американский продавец лазерного принтера скажет, что ту бумагу, которую вы в него закладывали, принтер в жизнь не возьмет, потому как она чуть ли не оберточная, а хорошей машине нужна бумага хорошего качества.
Ну ладно, с критикой покончено. Давайте теперь посмотрим правильный пример письма-запроса.


W&M WILLIAMS & MAHONEY, INC. 1986
Wenson Street, Bronx, New York l0739

---------------------------------------------------------------------

April 1, 1995

RFG Manufacturing Agency
4087 Nine Avenue
New York, New York 10056

Dear Sir or Madam,

We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to conside'r an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.

Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.

We would also like to know about your warranty and repair service.

Since our fiscal year ends June 30, 1995 we hope to hear from you soon.

Sincerely yours,


Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо где изложены все нюансы дела по требуемым копировальным машинам. Здесь дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет быстро и без труда предложить вам искомое. Вообще не стоит поступать так, как сделала одна леди, приславшая заказ на флюгер для ее нового гаража и указавшая лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.


Dear Sirs,

Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.


He надо писать, для чего вам нужен флюгер, это совсем неинтересно там, на той стороне. Опишите лучше размеры, цвет и другие необходимые параметры:


Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 21, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18 eagle with arrow, copper $34. 95.

I would . like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).

Yours Truly.


Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но тем не менее всегда есть какие-то моменты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:
1. название товара,
2. его номер (по каталогу),
3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),
4. описание (размер, цвет, вес, материал...),
5. цена,
6. возможная скидка,
7. налог,
8. способ оплаты,
9. способ доставки,
10. желаемая дата доставки и адрес,
11. если вы отвечаете на рекламу или объявление, то не забудьте указать тот источник, где вы раздобыли информацию.
Вот все более или менее необходимые требования к письмам-запросам.


ДРУГИЕ ПИСЬМА

Письма вдогонку — именно так я перевел бы, хотя, может быть, и не совсем точно, письма, которые приходят к вам уже после телефонного или другого устного соглашения с партнером. По-английски это FOLLOW-UP — подтверждение в письменном виде того, что было обсуждено устно. На Западе Follow-up — это что-то вроде акта вежливого напоминания о том, что договоренность не забыта.


October 10, 1994

Ms Christine Salls&Wright
65 Onigus Road
Walker, Minnesota 56743

Dear Ms Salls,

We are pleased that you will be participating in the Ecology Colloquium sponsored by the Committee to Keep Minnesota Green.

As we discussed in our telephone conversation this morning, the Colloquium will take place on October 29 in the convention room at the Blackduck Inn.

The Colloquium will begin with the keynote at 10:30 A. M. At 11:00, you will join our other guests of honor in a debate on the topic. The Cost Of Conservation: Public or Private Responsibilities.

Following the debate, luncheon will be served in the main dining room, where you will, of course, be a guest of the Committee.

Along with other members I am looking forward to our meeting on the 29th.

Sincerely Yours.


Так что не пугайтесь, если спустя эдак две недели или месяц (примерно в таком режиме работает наша почта) после телефонных переговоров с вашим коллегой по бизнесу к вам придет письмо с давно просроченным и канувшим в Лету соглашением.
Помните, мы обсуждали, когда и как письма пишутся от руки? Это поздравления или соболезнования.
В поздравительном послании, которое приводится ниже, вполне уместна пропись, причем даже с правым наклоном, что делает письмо и более интимным, и более праздничным:


Dear John,

Congratulation on your promotion to senior accounts executive. You have worked hard for Rainbow Consultants and I am delighted that your efforts have been rewarded.

As you move into your new office and assume the weight of responsibilities that go along with your new position, please let me know if I can be of assistance.

Sincerely.


Здесь можно использовать полузакрытый тип письма. Это придаст вашему посланию более торжественный вид. Руководствуйтесь теми же принципами при составлении соболезнований.


И НАПОСЛЕДОК — ПАРОЧКА ГРАММАТИЧЕСКИХ НЮАНСОВ

Хочу дать несколько советов, как, к примеру, использовать заглавную, или большую, букву.
1. В цитатах. Когда вы приводите слова другого человека, то выделяйте начало цитаты:
My advisor says, "It is never too late to plan your career".
2. В вопросах, которые вам бы хотелось выделить или на которые вы обращаете внимание своего партнера:
The real issue was, What were we to do about the problem?
3. В предложениях, идущих после двоеточия:
We found a solution: We will do the job ourselves.

Само собой, что все имена собственные, названия компаний, географических мест и т.п. пишутся с заглавной буквы. А вот то, как вы пишете слово "Yours" после "Sincerely", принципиального значения не имеет, как вы, наверное, уже и сами заметили. Другое дело, что все первые и последние слова титула письма, адреса и обращения (Dear Sir/Sirs) пишутся всегда с большой буквы.
Что касается значка &, обозначающего в английском языке "and", то используйте его в названиях компаний (B&N, Lord & Taylor), но только тогда, когда так принято в самой компании.
Другой значок # употребляется вместо нашего №, но американцы советуют использовать его не в письмах, а в различных таблицах, графиках. Никогда # не используется для обозначения номеров домов.
Как уже говорилось, сокращения неприемлемы в деловой переписке, но вот различные латинские сокращения (они уже не имеют в английском языке своей полной расшифровки) встречаются часто:

cf. — в сравнении
e.g. — к примеру
et al., etc. — так далее
i.e., viz —то есть
vs — наоборот


О ЦИФРАХ

Когда предложение начинается с цифры, а сумма большая, обязательно пишите ее словами: Two hundred sixty yards of wire are needed to complete this project. To же касается и больших круглых чисел: Seven billion dollars. Или же: $7 billion (во сумма!). Нет, все-таки лучше писать цифру словами, особенно если для этого требуется одно или два слова: six million rubles, fifty dollars.
В остальных же случаях, если числа многозначные, пишите цифрами:
$ 56.99
3, 450, 000 dollars или $3, 450, 000.
Только не забывайте о запятых. В английском они ставятся, а у нас нет.

MASON Records

Другие материалы в этой категории: « СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА, ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

Для работы со звуком
для деловых людей и интересные факты

Войти или Зарегистрироваться